Więcej wiadomości nie daje wspólnego stanu sprawy.
E-mail, telefon, pliki, formularze, kalendarz, pojedyncze osoby.
Gdy potrzebne informacje leżą wszędzie, aktualny stan trzeba za każdym razem składać od nowa.
Z Lensem · około 3 minut
Jeden wspólny stan
Potrzebne informacje zostają przy właściwym kliencie i właściwej sprawie.
Jasny kolejny krok
Klient i firma widzą, kto ma działać dalej.
Dokumenty przy sprawie
Aktualna wersja leży tam, gdzie jest potrzebna.
Po czym widać, że kontekst klienta jest rozproszony
Typowe sytuacje
Najlepsza wiadomość o statusie to czasem ta, której w ogóle nie trzeba już pisać.
Ile kontekstu klienta ginie dziś?
Rozsiane po kanałach
Informacja siedzi w mailach, czatach, plikach i pojedynczych osobach. Aktualny stan trzeba w razie potrzeby składać od nowa.
- Wiele kanałów
- Dużo szukania
- Zależność od osób
Z Lensem · około 3 minut
Nie każda wiadomość musi iść jednym kanałem. Istotny kontekst już tak.
Porządek nie oznacza więcej komunikacji. Oznacza mniej zgubionego wątku.
Jak O/S patrzy na komunikację z klientem
Zrozumieć
Jakie informacje powstają dziś i dlaczego?
Przypisać
Do którego klienta, sprawy albo procesu należą?
Ustalić odpowiedzialność
Kto ma działać dalej?
Pokazać
Co powinno być stale widoczne, a o czym wystarczy celowe powiadomienie?
Der Ablauf zuerst
Nie zaczynamy od nowego kanału. Zaczynamy od wspólnego kontekstu.
Więcej wiadomości nie zastępuje architektury informacji.
Co zmieniawspólny kontekst
Stan
Klient i zespół widzą ten sam aktualny stan.
Status, historia i otwarte punkty są jasne dla wszystkich zaangażowanych, bez składania ich ze skrzynek.
Jasno
Kolejny krok jest widoczny.
Widać, kto ma działać dalej i jakiej informacji albo zatwierdzenia jeszcze brakuje.
Aktualnie
Dokumenty leżą przy sprawie.
Właściwa wersja jest przy sprawie, a nie rozproszona w załącznikach, czatach albo lokalnych kopiach.
Mniej
Status trzeba tłumaczyć rzadziej.
Tego, co już widać, nie trzeba przy każdym kontakcie wyjaśniać od nowa ani dosyłać mailem.
Policz komunikację o statusie
- Ile wewnątrz trwa typowe pytanie o status?
- Jak często w tygodniu ktoś pyta o stan, dokumenty albo kolejny krok?
- Ile czasu wiąże ta powtarzalna komunikacja w skali roku?
10Minuty na pytanie o status
30Pytania o status tygodniowo
46Tygodnie robocze w roku
- ≈ 29 dni roboczychprzy 8 godzinach na dzień roboczy
- ≈ 5,8 tygodni roboczychprzy 5 dniach roboczych w tygodniu
230 godz. · 29 dni roboczych
Ta komunikacja o statusie pochłania dziś w skali roku
15 640,00 zł
Kalkulator ocenia powtarzalny czas na komunikację organizacyjną, nie wartościowe doradztwo ani relacje.
Które z tych wiadomości przy wspólnym stanie w ogóle nie byłyby potrzebne?
Lens pomoże oddzielić kanał od tego, jakiej informacji naprawdę brakuje.
Częste pytania
- Czy do tego potrzebny jest własny portal klienta?
- Czy cała komunikacja musi iść przez portal?
- Czy portal da się połączyć z istniejącymi systemami?
- Czy klienci mogą tam wymieniać dokumenty?
- Czy da się pokazać zadania i kolejne kroki?
- Czy dodatkowo potrzebny jest FLOW?
Niekoniecznie. Wystarczyć mogą istniejące systemy, lepsza struktura albo celowa automatyzacja.
KONTAKT
Gdzie dziś w komunikacji z klientem ginie kontekst?
Opisz krótko, które informacje, dopytywania albo dokumenty są dziś rozproszone po kilku kanałach. Dostajesz wstępną ocenę, czy wspólna przestrzeń dla klienta ma sens, czy problem da się rozwiązać prościej.